PRIVACYVERKLARING HAPPY STAFF

Privacyverklaring Happy Staff B.V.

 

Inleiding

Per 25 mei 2018 is er een nieuwe privacywet in werking getreden: de Algemene Verordening Gegevensbescherming (AVG). Deze wet is ingesteld om de privacy van iedere EU-burger te beschermen.

Een belangrijk doel van de AVG is om burgers beter in staat te stellen om kennis te nemen welke gegevens over hen worden verzameld en geeft hen de mogelijkheid daartegen bezwaar aan te tekenen.

Middels deze privacyverklaring informeert Happy Staff, haar uitzendmedewerkers, freelancers, opdrachtgevers en intermediairs over de persoonsgegevens die worden verwerkt bij de uitvoering van de dienstverlening van Happy Staff. Deze privacyverklaring is dan ook van toepassing op de aan Happy Staff gelieerde vennootschappen en de activiteiten die onder een (andere) handelsnaam worden aangeboden.

 

  1. Gegevens van Uitzendmedewerkers

1.1 Welke persoonsgegevens verwerken wij van uitzendmedewerkers?

Happy Staff verwerkt van haar uitzendmedewerkers (hoofdzakelijk) de volgende gegevens:

– NAW-gegevens: naam, adres, woonplaats;

– Contactgegevens: e-mailadres, telefoonnummer, evt. postadres;

– Overige persoonsgegevens: nationaliteit, geboortedatum en -plaats, geslacht, burgerlijke staat;

– Werkverleden: curriculum vitae (CV), werkervaring, opleiding- en scholingsgegevens;

– Financiële gegevens: IBAN;

– Identiteitsgegevens: (kopie) ID-bewijs, BSN, (kopie) werkvergunning, (kopie) verblijfsvergunning;

– Beschikbaarheid: gegevens over beschikbaarheid, verlof en verzuim, gegevens over gewerkte uren;

– Contactmomenten: Om u goed van dienst te zijn worden contactmomenten via telefoon en email geregistreerd;

– Toegangsgegevens: Wanneer aan u een gebruikersnaam en wachtwoord is verstrekt om toegang te verkrijgen tot onze besloten web-portals, worden deze gegevens eveneens door ons verwerkt.

– Het verwerken van ‘IP adressen en ‘User Agent’.

In sommige gevallen worden meer gegevens verwerkt, bijvoorbeeld ten behoeve van een reintegratietraject, bij de uitvoering van een loonbeslag of bij de afhandeling van een juridisch conflict. Uitgangspunt blijft dat wij niet meer gegevens verwerken dan noodzakelijk in de betreffende situatie.

 

Bijzondere persoonsgegevens

Happy Staff verwerkt uitsluitend bijzondere persoonsgegevens voor zover u hier expliciet toestemming voor geeft, of als daarvoor een (andere) wettelijke grondslag bestaat.

De bijzondere gegevens die Happy Staff verwerkt betreffen veelal gegevens die zijn af te leiden uit uw identiteitsbewijs, waarvan wij op grond van de wet een kopie moeten maken als u voor Happy Staff gaat werken. Daarnaast kan Happy Staff bijzondere persoonsgegevens verwerken met betrekking tot uw gezondheid, uitkeringssituatie of achtergrond. Happy Staff doet dit om gebruik te kunnen maken van (premie)kortingen en/of subsidies, re-integratieverplichtingen na te komen en ter uitvoering van het overheidsdoel om personen met een grote(re) afstand tot de arbeidsmarkt aan het werk te helpen, zoals neergelegd in diverse wet- en regelgeving (social return). Dit betreft bijvoorbeeld personen die (zonder re-integratieondersteuning) niet of moeilijk aan werk komen. Tot de bijzondere persoonsgegevens die u aan Happy Staff verstrekt, hebben alleen personen toegang die over deze gegevens dienen te beschikken voor (de uitvoering van) hun werkzaamheden en/of ter voldoening aan de geldende wet- en regelgeving. Hieronder wordt mede verstaan de personeels-, financiële-, verzuim- en/of salarisadministratie, verwerkers, personen betrokken bij de (interne en externe) kwaliteitsbewaking, (het toezicht op) de financiële verslaglegging en de uitvoering van premiekorting- en subsidieregelingen.

 

1.2 Freelancers

Maakt u gebruik van de diensten van Happy Staff als freelancer/ZZP-er? Dan gaat Happy Staff op dezelfde wijze met uw gegevens om als die van reguliere uitzendmedewerkers. Wij registeren alleen relevante aanvullende informatie zoals bijvoorbeeld uw Kamer van Koophandel nummer.

 

1.3 Waarom gebruikt Happy Staff deze persoonsgegevens van uitzendmedewerkers?

Wij verwerken de in 1.1 genoemde persoonsgegevens om een goede uitvoering te kunnen gegeven aan de tussen u en Happy Staff gesloten arbeidsovereenkomst. Daarnaast gebruiken wij de gegevens om de overeenkomst uit te voeren die wij hebben gesloten met onze opdrachtgever (uw materieel werkgever of intermediair).

 

1.4 Gebruik door derden

Happy Staff deelt uw gegevens in bepaalde gevallen met opdrachtgevers en leveranciers (bijvoorbeeld opleidingsinstanties), auditinstanties, overheidsinstellingen, onderaannemers en aan bedrijven en/of personen die zij heeft ingeschakeld voor het uitvoeren van bepaalde taken (waaronder verwerkers en een ingeschakelde bedrijfsarts). Gegevens worden enkel gedeeld in het kader van de uitvoering van de overeenkomst met de betrokkene (de werknemer) en de overeenkomst met de opdrachtgever.

Gegevens kunnen ook worden gedeeld met derden om u te ondersteunen bij de uitvoering van uw werkzaamheden bij de opdrachtgever. Denk daarbij aan het aanvragen van certificaten en toegangspassen tot de werkplaats. Ook kan het voorkomen dat de opdrachtgever uw gegevens gebruikt voor het uitvoeren van een antecedenten onderzoek.

Happy Staff kan uw gegevens ook verstrekken aan derden, indien zij daartoe op grond van de geldende wet- en/of regelgeving, een gerechtelijk bevel of een rechtelijk vonnis is gerechtigd of wordt verplicht, dan wel daartoe toestemming van u heeft gekregen.

 

  1. Gegevens van opdrachtgevers en intermediairs

2.1 Welke persoonsgegevens verwerkt Happy Staff van opdrachtgevers en intermediairs?

Happy Staff verwerkt onder meer de volgende gegevens van opdrachtgevers en intermediairs:

– NAW-gegevens (zakelijk) (naam, adres, vestigings-/woonplaats);

– Contactgegevens: e-mailadres, gegevens voor het onderhouden van de relatie;

 

– Positie bij de opdrachtgever: functie- en contactgegevens;

– Kamer van koophandel gegevens;

– Financiële gegevens;

– Contactmomenten: Om u goed van dienst te zijn worden contactmomenten via telefoon en email geregistreerd;

– Toegangsgegevens: wanneer aan u een gebruikersnaam en wachtwoord is verstrekt om toegang te verkrijgen tot onze besloten web-omgevingen, portals en/of ons intranet, worden deze gegevens eveneens door ons verwerkt.

 

2.2 Waarom gebruikt Happy Staff  deze persoonsgegevens van opdrachtgevers en intermediairs?

De onder 2.1 genoemde gegevens van opdrachtgevers worden verwerkt voor de volgende doeleinden:

– om u gebruik te kunnen laten maken van onze dienstverlening en/of om uw werkwijze en systemen op de onze aan te laten sluiten;

– om met u een handelsrelatie aan te gaan en te onderhouden;

– om opdrachten overeen te komen en/of uit te kunnen (laten) voeren;

– om u te informeren over onze dienstverlening en overige activiteiten (bijvoorbeeld via e-mail, nieuwsbrieven en bedrijfsmagazines) en om u aanbiedingen te kunnen doen;

– om u toegang te kunnen verlenen tot en gebruik te kunnen laten maken van onze besloten web-omgevingen en portals.

– om uw kredietwaardigheid te beoordelen;

– om geldende wet- en regelgeving na te kunnen komen.

 

  1. Bewaartermijn

Happy Staff  bewaart uw persoonsgegevens niet langer dan noodzakelijk is voor de doeleinden waarvoor deze gegevens zijn verzameld en houdt zich ter zake aan de geldende wet- en regelgeving.

Als werkgever bewaren wij uw gegevens zolang u bij ons in dienst bent. Daarna zijn wij wettelijk verplicht om een deel van uw gegevens tot 7 jaar nadat u bij ons uit dienst bent gegaan te bewaren. Gegevens worden jaarlijks opgeschoond.

 

  1. Rechten op basis van de privacywetgeving

Uitzendmedewerkers, freelancers, opdrachtgevers en intermediairs hebben het recht op inzage in de eigen gegevens.

Wanneer blijkt dat deze gegevens niet kloppen, hebben zij het recht deze gegevens te laten corrigeren of te laten verwijderen. Ook kan verzocht worden de eigen persoonsgegevens over te dragen aan een andere organisatie of om de verwerking van gegevens te beperken. Veel van de gegevens die Happy Staff  van u heeft kunt u bekijken en aanpassen via het portal van Happy Staff .

Hierbij kan het voorkomen dat het niet mogelijk is om (volledig) te voldoen aan een verzoek (bijvoorbeeld als de inzage leidt tot een inbreuk op de privacy van anderen, of als Happy Staff de gegevens nog nodig heeft). In dat geval zal Happy Staff motiveren waarom er geen (volledig) gehoor gegeven kan worden aan het verzoek.

 

  1. Recht om een klacht in te dienen

Happy Staff gaat zorgvuldig om met persoonsgegevens en probeert zich hier ook steeds in te verbeteren. Als u een tip of klacht heeft over de wijze waarop wij omgaan met uw persoonsgegevens, dan vragen wij u om dit te melden aan de Functionaris Gegevensbescherming van Happy Staff. Hij/zij kan uw tip of klacht beoordelen en eventueel verbeteringen aanbrengen. U heeft ook het recht om een klacht in te dienen bij de Autoriteit Persoonsgegevens.

 

  1. Beveiliging

Happy Staff heeft passende technische en organisatorische maatregelen genomen om de persoonsgegevens te beveiligen tegen verlies of enige vorm van onrechtmatig gebruik. Als persoonsgegevens (in opdracht van Happy Staff) door derden worden verwerkt, dan is daar altijd een overeenkomst mee afgesloten die erop toeziet dat er zorgvuldig wordt omgegaan met de persoonsgegevens en dat deze adequaat worden beschermd. De persoonsgegevens kunnen verwerkt worden binnen en buiten Nederland.

 

  1. Herkomst van gegevens

Gegevens over de uitzendmedewerkers verkrijgen wij van uw opdrachtgever, de intermediair of van uzelf. Uw opdrachtgever of intermediair verstrekt doorgaans uw contactgegevens zodat wij u kunnen benaderen voor aanvullende gegevens en het sluiten van een arbeidsovereenkomst. In sommige gevallen levert uw opdrachtgever meer dan de contactgegevens aan. De opdrachtgever zal toestemming vragen voordat hij deze aanvullende gegevens verstrekt. Indien er tijdens of na het dienstverband gegevens uitgewisseld worden tussen de opdrachtgever en Happy Staff, bijvoorbeeld over het functioneren of anderszins in het kader van een reintegratietraject of (dreigend)juridisch conflict, dan wordt er geen toestemming gevraagd. Deze uitwisseling geschiedt op basis van de gerechtvaardigde belangen van Happy Staff en de opdrachtgever.

 

  1. Website

Aanvullend op bovenstaande worden ook persoonsgegevens van bezoekers van onze websites verwerkt.

De website kan bezocht worden zonder dat persoonsgegevens verstrekt worden. Wel verzamelt Happy Staff bepaalde niet-identificeerbare automatische informatie over de gebruikers van haar websites, zoals het IP-adres van uw computer, user agent, het type browser waarvan u gebruik maakt, de datum en tijd van toegang tot de website, de regio van waaruit u onze website bezoekt, de website via welke u op onze website bent gekomen, de pagina’s en onderdelen van de website die u bezoekt en welke informatie u bekijkt.

De verzamelde gegevens worden gebruikt om de inhoud van de website af te stemmen op de wensen en de behoeftes van de bezoekers van onze website. Zie voor meer informatie over de cookies die wij gebruiken de pagina Cookie statement.

 

  1. Wijzigingen

Happy Staff behoudt zich het recht voor om wijzigingen aan te brengen in deze privacyverklaring. Wij bevelen aan om regelmatig deze privacyverklaring te controleren of er aanpassingen hebben plaatsgevonden.

 

  1. Contactgegevens Functionaris Gegevensbescherming

Happy Staff heeft een Functionaris Gegevensbescherming aangesteld die benaderd kan worden voor opmerkingen, vragen en klachten.

De Functionaris Gegevensbescherming is te bereiken via de mail info@happystaff .nl of per post, Happy Staff B.V., Anthony Fokkerstraat 79, 4462 ES Goes t.a.v. de Functionaris Gegevensbescherming.

Versie: 1

Van Toepassing vanaf: 25 mei 2018

Vragen? Neem vrijblijvend contact met ons op!